Stand 11. April 2025 Betroffene Diese Erklärung richtet sich an alle Personen, die die Plattform „Kanzleikumpel“ (fortan: die Plattform) nutzen, ganz unabhängig davon, ob dies im kostenfreien Testzeitraum oder im kostenpflichtigen Anschlusszeitraum erfolgt. Alle Personenbezeichnungen beziehen sich auf alle Geschlechter und die damit verbundenen Sprachformen, insbesondere divers, weiblich, männlich. Jede Personenbezeichnung ist mit dem Zusatz „(m/w/d)“ zu verstehen. Verantwortliche Verantwortliche für die hier beschriebene Verarbeitung ist die Kanzleikumpel GmbH, Drakenburger Straße 26, 28207 Bremen, +49 173 4616102, info@kanzleikumpel.de, Geschäftsführung: Claas Tim Beckmann, Ole Thalmann. Rechte der Betroffenen und sonstige Hinweise (1) Die Betroffenen haben mit Blick auf die zu ihrer Person gespeicherten Daten folgende Rechte: Das Recht auf Auskunft, das Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten, das Recht auf Löschung von Daten, für die es keinen Aufbewahrungsgrund mehr gibt, auf Einschränkung der Verarbeitung sowie auf Datenübertragbarkeit. Ferner haben sie das Recht, sich bei der für die Verantwortliche zuständigen Aufsichtsbehörde zu beschweren. (2) Soweit die Verarbeitung auf einer Einwilligung der Betroffenen beruht, können die Betroffenen ihre Einwilligung jederzeit und mit Wirkung für die Zukunft widerrufen; etwa durch formlose Nachricht an einen der o.g. Kontaktkanäle (Verantwortliche). (3) Soweit die Verarbeitung auf der Erfüllung eines berechtigten Interesses, mithin auf Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. f DSGVO, beruht, können die Betroffenen der Verarbeitung jederzeit widersprechen; etwa durch formlose Nachricht an einen der o.g. Kontaktkanäle (Verantwortliche). Falls der Widerspruch begründet ist, wird die Verarbeitung beendet. Sofern das berechtigte Interesse im Direktmarketing liegt; ist der Widerspruch stets begründet. (4) Eine automatisierte Entscheidungsfindung, einschl. Profiling, findet nicht statt. (5) Eine rechtliche Verpflichtung zur Verarbeitung besteht nur, sofern nachfolgend auf Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. c DSGVO Bezug genommen wird. (6) Sofern nachfolgend eine Datenverarbeitung beschrieben wird, heißt das nicht, dass die Betroffenen einen irgendwie gearteten Anspruch auf die damit verbundenen Handlungen haben (z.B. Medienaufnahmen, Bewertungen). Die Ansprüche des Betroffenen ergeben sich aus den Absätzen 1 bis 3 dieses Abschnitts. Die nachfolgend dargestellten Datenverarbeitungen beschreiben nur mögliche Handlungsweisen, die aber nicht auf alle Betroffenen zutreffen. Übermittlung in Länder außerhalb der Europäischen Union (1) Sofern personenbezogene Daten an Stellen außerhalb der Europäischen Union übermittelt werden, muss die Verantwortliche ergänzende Schutzgarantien nach Artikel 44 ff. DSGVO mitteilen. (2) Sofern sich die Verantwortliche in der nachfolgenden Datenschutzerklärung auf einen sog. Angemessenheitsbeschluss beruft, bedeutet dies, dass die empfangende Stelle in einem Land, Gebiet oder spezifischen Sektor sitzt, zu dem die EU-Kommission beschlossen hat, dass es ein angemessenes Datenschutzniveau bietet. Die Garantie folgt dann aus Artikel 45 DSGVO. (3) Sofern sich die Verantwortliche in der nachfolgenden Datenschutzerklärung auf die sog. EU-Standardvertragsklauseln beruft, bedeutet dies, dass die empfangende Stelle sich zur Achtung der EU-Datenschutzgrundsätze vertraglich verpflichtet hat und dies auf Grundlage der sog. EU-Standardvertragsklauseln, Die Garantie folgt dann aus Artikel 46 DSGVO. (4) Sofern sich die Verantwortliche in der nachfolgenden Datenschutzerklärung auf sog. verbindliche, interne Datenschutzvorschriften beruft, bedeutet dies, dass die zuständige Aufsichtsbehörde die Übermittlung genehmigt hat. Die Garantie folgt dann aus Artikel 47 DSGVO. (5) Sofern sich die Verantwortliche in der nachfolgenden Datenschutzerklärung darauf beruft, dass die Betroffenen in die Übermittlung in ein Land außerhalb der Europäischen Union ausdrücklich eingewilligt haben, bedeutet dies, dass sie in Kenntnis aller damit verbundenen Risiken der Übermittlung dennoch zustimmen. Die Garantie folgt dann aus Artikel 49 Absatz 1 lit. a DSGVO. Etwaige Risikohinweise befinden sich im Glossar. Erwartbare Standarddatenverarbeitung Vertragsanbahnung: Erstkontakt/Registrierung Die Anbahnung des Vertrages verläuft wie folgt: Die Betroffenen registrieren sich auf der Plattform, indem sie Daten in ein Registrierungsformular eingeben, die dann zur Einrichtung eines Testkontos genutzt wird. Hierbei werden folgende Daten verarbeitet: Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse und Passwort. Zweck ist die Anbahnung bzw. Begründung eines Vertrages. Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. b DSGVO. Geltendmachung von Rechten Sofern die Betroffene ihre Rechte nach der DSGVO oder anderen rechtlichen Vorschriften geltend machen, verarbeitet die Verantwortliche die Daten, um diese Ansprüche zu prüfen und ggf. zu erfüllen. Zweck ist die Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung. Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Satz lit. c DSGVO i.V.m. der Norm, aus der sich die rechtliche Verpflichtung ergibt. Löschung: Nach Ablauf der Aufbewahrungszeiträume (vgl. unten „Nach Ende des aktiven Vertragsverhältnisses“) werden die Daten gelöscht. Die Löschung bezweckt die Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung und beruht auf Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. c DSGVO i.V.m. Artikel 5 Absatz 1 litt. a, e DSGVO. Aktives Vertragsverhältnis: Durchführung des Vertrages Nach Zustandekommen des Vertrages erhebt die Verantwortliche die weiteren Kommunikations- und Abrechnungsdaten (Auslieferung Leistung, Beantwortung Nachfragen), um den Vertrag zu erfüllen. Hierzu zählen insbesondere folgende Daten: eingebundene E-Mail-Adressen, Inhalte der E-Mails, Inhalte der Kalender, Kommunikation mit Dritten. Zweck ist die Durchführung eines Vertrages. Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. b DSGVO. Veränderungen bei der Datenverarbeitung Sofern die Verantwortliche die Verarbeitung verändert, insbesondere neue Empfänger einsetzt, wird sie die Betroffenen per E-Mail über die Veränderung informieren; dies, indem sie die aktualisierten Datenschutzinformationen per E-Mail übermittelt. Zweck ist die Erfüllung der Transparenzpflichten nach der DSGVO (Artikel 12 bis 14 DSGVO). Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. c DSGVO. Informatorische Nutzung der Plattform Die Betroffenen nutzen die Internetseite, auf dem sich das Portal befindet, zunächst informatorisch, d.h. sie rufen die Internetseite auf, ohne mit ihr aktiv zu interagieren. Hierbei erhebt die Verantwortliche, soweit zur Darstellung der Internetseite technisch erforderlich, die folgenden Daten der Betroffenen: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit der Anfrage, Zeitzonendifferenz zur Greenwich Mean Time (GMT), Inhalt der Anforderung (konkrete Seite), Zugriffsstatus/HTTP-Statuscode, jeweils übertragene Datenmenge, Internetseite, von der die Anforderung kommt, Browser, Betriebssystem und dessen Oberfläche, Sprache und Version der Browsersoftware. Zweck ist die Darstellung der Internetseite. Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. f DSGVO, wobei sich das berechtigte Interesse aus dem zuvor genannten Zweck ergibt. Geltendmachung von Rechten Sofern die Betroffene ihre Rechte nach der DSGVO oder anderen rechtlichen Vorschriften geltend machen, verarbeitet die Verantwortliche die Daten, um diese Ansprüche zu prüfen und ggf. zu erfüllen. Zweck ist die Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung. Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Satz lit. c DSGVO i.V.m. der Norm, aus der sich die rechtliche Verpflichtung ergibt. Konflikte im Vertragsverhältnis Im Fall eines rechtlichen Konflikts zwischen den Betroffenen und der Verantwortlichen werden die Daten verarbeitet, um entsprechende Erklärungen abzugeben und ggf., um einen externen Rechtsrat einzuholen. Hierbei werden folgende Daten verarbeitet: Name, Kontaktdaten, sämtliche Vorgänge, die im Zusammenhang mit dem rechtlichen Konflikt stehen. Die Verarbeitung dient Wahrnehmung externer, rechtlicher Beratung/Betreuung sowie Ausübung eigener Rechte der Verantwortlichen. Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. f DSGVO, wobei das berechtigte Interesse aus den vorgenannten Zwecken folgt. Soweit Daten extern verarbeitet werden, stellt dies keine Auftragsverarbeitung (vgl. DSK-Kurzpapier 13), sondern eine Datenübermittlung dar, die ihrerseits durch Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. f DSGVO gerechtfertigt ist. Es handelt sich mithin um einen Fall des sonstigen Outsourcings. Löschung Nach Ablauf der Aufbewahrungszeiträume (vgl. unten „Nach Ende des aktiven Vertragsverhältnisses“) werden die Daten gelöscht. Die Löschung bezweckt die Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung und beruht auf Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. c DSGVO i.V.m. Artikel 5 Absatz 1 litt. a, e DSGVO. Nach Ende des aktiven Vertragsverhältnisses Aufbewahrung nach deutschem Recht (1) Nach Ende des Vertragsverhältnisses werden alle vorgenannten Daten, die noch gespeichert werden, aufbewahrt. Hinsichtlich der Aufbewahrung ergeben sich Zweck und Rechtsgrundlage aus der untenstehenden Auflistung der Aufbewahrungszeiträume (Absatz 2) (2) Es gelten folgende Aufbewahrungszeiten: a. Aufbewahrungszeitraum 1: Interne Aufzeichnungen (z.B. Jahresabschlüsse, Buchungsbelege) sind 10 Jahre aufzubewahren, beginnend mit dem 31. Dezember des Kalender Jahres, in dem das jeweilige Dokument entstanden ist. Die Verarbeitung dient der Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung und beruht auf Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. c DSGVO i.V.m. § 147 AO, § 257 HGB. b. Aufbewahrungszeitraum 2: Daten der geschäftlichen Kommunikation (z.B. Kundenbriefe) und sonstige steuerrelevante Unterlagen sind 6 Jahre aufzubewahren, beginnend mit dem 31. Dezember des Kalender Jahres, in dem das jeweilige Dokument entstanden ist. Die Verarbeitung dient der Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung und beruht auf Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. c DSGVO i.V.m. § 147 AO, § 257 HGB. c. Aufbewahrungszeitraum 3: Daten, die entstehen, wenn die Betroffenen datenschutzrechtliche Ansprüche gegenüber dem Verantwortlichen geltend machen, werden für drei Jahre aufbewahrt, beginnend mit dem 31. Dezember des Kalenderjahres, in dem die Verantwortliche hierauf reagiert. Die Verarbeitung dient der Wahrung des Interesses, sich gegen Ansprüche zu verteidigen und beruht auf Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. f DSGVO, wobei das berechtigte Interesse aus dem o.g. Zweck folgt. Die Dauer des berechtigten Interesses folgt aus den Verjährungsvorschriften für Schadenersatzansprüche (§§ 195, 199 Absatz 1 BGB) und ergänzend aus den Verjährungsvorschriften des Ordnungswidrigkeitenrechts (§ 31 Absatz 2 Ziffer 1 OWiG i.V.m. Artikel 83 DSGVO). d. Aufbewahrungszeitraum 4: Daten, die entstehen, wenn die Betroffenen sonstige Ansprüche gegenüber der Verantwortlichen geltend machen, werden für drei Jahre aufbewahrt, beginnend mit dem 31. Dezember des Kalenderjahres, in dem der Verantwortliche hierauf reagiert. Die Verarbeitung dient der Wahrung des Interesses, sich gegen Ansprüche zu verteidigen und beruht auf Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. f DSGVO, wobei das berechtigte Interesse aus dem o.g. Zweck folgt. Die Dauer des berechtigten Interesses folgt aus den Verjährungsvorschriften für Schadenersatzansprüche (§§ 195, 199 Absatz 1 BGB). e. Aufbewahrungszeitraum 5: Daten, die auf einer Einwilligung beruhen, sind bis zum Widerruf der Einwilligung bzw. bis zum Wegfall des mit der Verarbeitung verbundenen Zwecks aufzubewahren, je nachdem, was früher eintritt. Die Aufbewahrung dient dem mit der Einwilligung verbundenen Zweck und beruht auf Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. a DSGVO. f. Aufbewahrungszeitraum 6: Daten, die die Erteilung der Einwilligung beweisen, sind 3 Jahre aufzubewahren, beginnend mit dem Zeitpunkt des Widerrufs der Einwilligung oder des Wegfalls des Zwecks, je nachdem, was früher eintritt. Die Verarbeitung dient der Wahrung des Interesses, sich gegen Ansprüche zu verteidigen und beruht auf Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. f DSGVO, wobei das berechtigte Interesse aus dem o.g. Zweck folgt. Die Dauer des berechtigten Interesses folgt aus den Verjährungsvorschriften des Ordnungswidrigkeitenrechts (§ 31 Absatz 2 Ziffer 1 OWiG i.V.m. Artikel 83 DSGVO). Löschung der Daten Nach Ablauf der Aufbewahrungszeiträume werden die Daten gelöscht. Die Löschung bezweckt die Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung und beruht auf Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. c DSGVO i.V.m. Artikel 5 Absatz 1 litt. a, e DSGVO. Außergewöhnliche Datenverarbeitung Videokonferenzen (1) Die Verantwortliche ermöglicht den Betroffenen die Kommunikation per Videokonferenz. (2) Falls die Betroffenen sich für die Videokonferenz entscheiden, holt sie die dafür erforderliche Einwilligung ein. Hierfür verarbeitet sie den Namen, Zeitpunkt und Status der Einwilligung. Zweck ist die Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung. Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. c DSGVO i.V.m. Artikel 7 Absatz 1 DSGVO. (3) Die Verantwortliche führt Gespräche per Videokonferenz durch. Hierbei verarbeitet sie die hierbei anfallenden Bild- und Tondaten sowie etwaige Mitschriften. Zweck ist die vertragsbezogene Kommunikation mit den Betroffenen. Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. a DSGVO. Dem steht das Verbot nach Artikel 9 Absatz 1 DSGVO nicht entgegen, da hier die Ausnahme nach Artikel 9 Absatz 2 lit a DSGVO greift. Bewertungen/Testimonials (1) Die Verantwortliche holt Testimonials der Betroffenen ein. (2) Zunächst erfragt sie die Einwilligung dafür und dokumentiert die Antwort. Hierfür verarbeitet sie den Namen, Zeitpunkt und Status der Einwilligung. Zweck ist die Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung. Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. c DSGVO i.V.m. Artikel 7 Absatz 1 DSGVO. (3) Falls die Einwilligung erteilt wird, geschieht folgendes: Die Verantwortliche erhebt die Testimonials und veröffentlicht sie, soweit die erteilte Einwilligung dies erlaubt. Hierbei werden folgende Daten verarbeitet: Name, Status zur Einwilligung, Datum der Entscheidung. Die Verarbeitung bezweckt die Präsentation der Verantwortlichen. Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. a DSGVO. Videotestimonials (1) Die Verantwortliche ermöglicht den Betroffenen in einigen, ausgewählten Fällen, ein Videotestimonial abzugeben. (2) Falls die Betroffenen sich dafür entscheiden, holt sie die dafür erforderliche Einwilligung ein. Hierfür verarbeitet sie den Namen, Zeitpunkt und Status der Einwilligung. Zweck ist die Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung. Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. c DSGVO i.V.m. Artikel 7 Absatz 1 DSGVO. (3) Die Verantwortlich fertigt das Videotestimonial an und veröffentlicht es, soweit die Einwilligung es zulässt. Hierbei werden folgende Daten verarbeitet: Name, Bild- und Tondaten. Zweck ist Präsentation der Verantwortlichen in der Öffentlichkeit. Rechtsgrundlage ist die Einwilligung der Betroffenen i.S.v. Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. a DSGVO. werbliche Ansprache per E-Mail (berechtigtes Interesse) Die Verantwortliche nutzt die E-Mail-Adressen der Betroffenen, um diese werblich anzusprechen. Hierbei verarbeitet sie die folgenden Daten: Name, E-Mail-Adresse. Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. f DSGVO, wobei das berechtigte Interesse aus dem Vertragsstatus und ErwG 47 DSGVO folgt. werbliche Ansprache per Post (berechtigtes Interesse) Die Verantwortliche nutzt die Anschriften der Betroffenen, um diese werblich per Post anzusprechen. Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. f DSGVO, wobei das berechtigte Interesse aus dem Vertragsstatus und ErwG 47 DSGVO folgt. Nutzung der Eingaben zur Weiterentwicklung der Plattform Die Verantwortliche nutzt die sämtliche Eingaben der Betroffenen sowie alle hochgeladenen Dokumente, um Erkenntnisse zur Verbesserung der Plattform zu gewinnen. Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. a DSGVO. soziale Medien Die Verantwortliche setzt soziale Medien und soziale Netzwerke ein. Sie hat weder Einfluss auf die erhobenen Daten und Datenverarbeitungsvorgänge noch sind ihr der volle Umfang der Datenerhebung, die Zwecke der Verarbeitung, die Speicherfristen und der Umstände der Löschung personenbezogener Daten vollends bekannt. Wenn die Betroffenen die Unternehmens- und Produktseiten der Verantwortlichen in den sozialen Medien oder Anzeigen (sog. Ads) aufsuchen, besteht die Möglichkeit, dass die Anbieter der sozialen Medien und Netzwerke die über sie erhobenen Daten als Nutzungsprofile speichern und diese für Zwecke der Werbung, Marktforschung und/oder bedarfsgerechten Gestaltung ihrer Internetseiten nutzen. Weitere Details befinden sich unten bei den Angaben zu den Drittanbietern. Zur Verantwortlichkeit bzgl. dieser Datenverarbeitung gilt folgendes: Soweit die Verantwortliche die Besucherinteraktionen mit ihrer Unternehmensseite analysiert, sind sowohl sie als auch die jeweilige Drittanbieterin des sozialen Netzwerks oder Mediums datenschutzrechtlich gemeinsam verantwortlich; dies gemäß Artikel 26 DSGVO. In allen anderen Fällen wird die jeweilige Drittanbieterin des sozialen Netzwerks oder Mediums gemäß Artikel 28 DSGVO beauftragt. Hierbei werden die folgenden Daten verarbeitet: cookie- bzw. pixelbasierte Daten über die Interaktionen mit der Internetseite sowie den Unternehmens- und/oder Produktseiten der Verantwortlichen, ggf. die E-Mail-Adresse, der Name und die Kommunikationsdaten. Weitere Details befinden sich unten bei den Angaben zu den Drittanbietern. Zweck ist Präsentation der Verantwortlichen.. Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. a DSGVO. Videoeinbettung Auf der Internetseite sind Plugins eines Videoportals eingebunden. Bei jedem Aufruf einer Seite, die ein oder mehrere Videoclips anbietet, wird eine direkte Verbindung zwischen dem Browser der Betroffenen und einem Server des Videoportals hergestellt. Weitere Details befinden sich unten bei den Angaben zu den Drittanbietern. Hierbei werden die folgenden Daten verarbeitet: cookie-basierte Daten, die folgende Informationen transportieren: (1) Information, dass die Betroffenen diese Internetseite (ggf. auch die konkrete Unterseite) besucht haben, (2) Information, dass ein bestimmtes Video angeklickt wurde. Weitere Details befinden sich unten bei den Angaben zu den Drittanbietern. Zweck sind Darstellung von Videos, die Optimierung dieser Internetseite und die verbesserte, werbliche Ansprache der Betroffenen. Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. a DSGVO. Ads/Remarketing Die Verantwortliche schaltet in sozialen Medien, wie Suchmaschinen, oder in sozialen Netzwerken Anzeigen, sog. Ads. Diese Anzeigen werden den Betroffenen ausgespielt, nachdem sie die Internetseite der Verantwortlichen besucht haben und bei ihnen ein Cookie gesetzt wurde, der sie wieder identifiziert, sog. Remarketing. Hierbei werden folgende Daten verarbeitet: cookie- bzw. pixelbasierte Daten über die Interaktionen mit der Internetseite sowie den Unternehmens- und/oder Produktseiten der Verantwortlichen. Zweck der Verarbeitung ist die Präsentation der Verantwortlichen sowie die werbliche Ansprache. Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. a DSGVO. KI-Anwendungen Es besteht die Möglichkeit, dass die Betroffenen Eingaben machen, die mithilfe einer Anwendung verarbeitet werden, die menschliche Fähigkeiten, wie logisches Denken, Lernen, Planen oder Kreativität imitieren. Hierbei werden die Eingabedaten über Eingabefelder und sonstige Interaktionsformen erhoben und über eine Schnittstelle an eine externe Anwendung übermittelt, die diese Daten erfasst und mithilfe von künstlicher Intelligenz so verarbeitet, dass mit den Betroffenen interagiert wird. Hierbei werden aus der Interaktion Erkenntnisse gewonnen, die einerseits das KI-System trainieren und andererseits sowohl der Verantwortlichen als auch dem Betreiber des KI-Systems zur Verfügung stehen. Zweck ist die zielgerichtete und stets verfügbare Kommunikation mit den Betroffenen. Hierbei werden folgende Daten verarbeitet: Eingabedaten, Erkenntnisse aus den Eingaben. Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. f DSGVO, wobei das berechtigte Interesse aus dem vorgenannten Zweck folgt. externes Webhosting Die Verantwortliche setzt einen externen Webhoster ein, der die Internetseite darstellt und die dafür technisch erforderlichen Daten verarbeitet. Hierbei verarbeitet sie die folgenden Daten: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit der Anfrage, Zeitzonendifferenz zur Greenwich Mean Time (GMT), Inhalt der Anforderung (konkrete Seite), Zugriffsstatus/HTTP-Statuscode, jeweils übertragene Datenmenge, Internetseite, von der die Anforderung kommt, Browser, Betriebssystem und dessen Oberfläche, Sprache und Version der Browsersoftware. Zweck ist die Darstellung der Internetseite. Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. f DSGVO, wobei das berechtigte Interesse aus dem o.g. Zweck folgt. Formular Die Verantwortliche stellt auf der Internetseite ein Formulartool zur Verfügung. Darüber findet eine Kommunikation zwischen Betroffenen und der Verantwortlichen statt, wobei die Eingaben der Betroffenen dokumentiert und an die Verantwortlichen übermittelt werden. Hierbei werden die folgenden Daten verarbeitet: Daten über Inhalt, Art und Weise sowie Umfang der Eingaben in das jeweilige Formular. Zweck ist die Anbahnung und/oder Durchführung von Verträgen. Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. b DSGVO. Outsourcing: Empfängerinnen, Auftragsverarbeiterinnen Folgende Empfänger*innen und sonstige externe Stellen erhalten in diesem Zusammenhang Daten der Betroffenen: AWS (Suite): Es werden diverse Applikationen der Amazon Web Services EMEA SARL (Luxemburg - EU) eingesetzt, die gemäß Artikel 28 DSGVO beauftragt wurde. Eine nicht auszuschließende Übermittlung von Daten in ein Drittland (hier zur Amazon Web Services Inc., USA) ist bei Beschäftigtendaten gemäß Artikel 46 DSGVO und bei allen anderen Daten gemäß Artikel 45 DSGVO gerechtfertigt. Folgende Tools werden eingesetzt: AWS Webhosting slack: Es wird das Kollaborations-Tool „slack“ der Slack Technologies Ireland Limited (Irland – EU) eingesetzt. Eine nicht auszuschließende Übermittlung von Daten in ein Drittland (hier USA) ist gemäß Artikel 45 DSGVO gerechtfertigt. WhatsApp: Es wird der Messengerdienst „WhatsApp“ der WhatsApp Ireland Limited (Irland – EU) eingesetzt. Sofern hierüber Daten verarbeitet werden, ist nicht auszuschließen, dass diese Daten an folgende Unternehmen übermittelt werden: Unternehmen mit Sitz in der EU
Meta Platforms Ireland Limited (Irland – EU). Facebook Germany GmbH (Deutschland – EU) FB Spain S.L. (Spanien – EU) Unternehmen mit Sitz in Ländern, für die es einen Angemessenheitsbeschluss i.S.v. Artikel 45 DSGVO gibt: Facebook Israel Limited (Israel)
 Facebook UK Limited (Vereinigtes Königreich) Hier ist die Übermittlung an Stellen außerhalb der EU nach Artikel 45 DSGVO gerechtfertigt. sonstige Unternehmen mit Besonderheiten: WhatsApp LLC (USA). Eine nicht auszuschließende Übermittlung von Daten in ein Drittland (hier USA) ist bei Beschäftigtendaten gemäß Artikel 45 DSGVO und bei allen anderen Daten gemäß Artikel 45 DSGVO gerechtfertigt. Facebook Singapur Pie Limited (Singapur). Eine nicht auszuschließende Übermittlung von Daten in ein Drittland (hier Singapur) ist bei Beschäftigtendaten gemäß Artikel 46 DSGVO und bei allen anderen Daten gemäß Artikel 45 DSGVO gerechtfertigt. Meta Platforms Inc. (USA) Eine nicht auszuschließende Übermittlung von Daten in ein Drittland (hier zur Meta Plattforms Inc. USA) ist bei Beschäftigtendaten gemäß Artikel 46 DSGVO und bei allen anderen Daten gemäß Artikel 45 DSGVO gerechtfertigt. Die Einzelheiten sind hier erklärt: https://www.whatsapp.com/legal/privacy-policy-eea#privacy-policy-how-we-work-with-other-meta-companies. Microsoft (Suite): Es werden diverse Applikationen von der Microsoft Corporation (USA) eingesetzt, die gemäß Artikel 28 DSGVO beauftragt wurde. Eine nicht auszuschließende Übermittlung von Daten in ein Drittland (hier USA) ist gemäß Artikel 45 DSGVO gerechtfertigt. Folgende Tools werden eingesetzt: Microsoft-365 (Cloud, Software) Microsoft-Teams (Projektmanagement) Microsoft-Teams (Videokonferenz) Microsoft-Bookings (Terminbuchung) Zoom: Es wird das Webinar- bzw. Videokonferenz-Tool „Zoom“ der Zoom Video Communications, Inc. (USA) eingesetzt, die gemäß Artikel 28 DSGVO beauftragt wurde. Eine nicht auszuschließende Übermittlung von Daten in ein Drittland (hier USA) ist gemäß Artikel 45 DSGVO gerechtfertigt. onepage: Es wird der externe Landingpagebuilder „onepage“ der Onepage GmbH (EU - Deutschland) eingesetzt. Meta (soziales Netzwerk): Es wird die sozialen Netzwerke und Medien der Meta Platforms Ireland Limited (Irland - EU) eingesetzt. Es ist jedoch nicht auszuschließen, dass eine Datenübermittlung zur oder eine Einbindung der Muttergesellschaft, der Meta Platforms Inc. (USA) stattfindet. Soweit die Verantwortliche und die vorgenannte Anbieterin gemeinsam verantwortlich sind, ist die Vereinbarung hier nachzulesen: https://www.facebook.com/legal/terms/page_controller_addendum. Dort befinden sich alle Informationen zum Anwendungsbereich und zur Aufgabenverteilung. In allen übrigen Fällen wurde die vorgenannte Anbieterin nach Artikel 28 DSGVO beauftragt. Eine nicht auszuschließende Übermittlung von Daten in ein Drittland (hier zur Meta Plattforms Inc. USA) ist bei Beschäftigtendaten gemäß Artikel 46 DSGVO und bei allen anderen Daten gemäß Artikel 45 DSGVO gerechtfertigt. Folgende soziale Netzwerke, Medien und/oder Tools werden eingesetzt: Facebook (Unternehmensseite) Facebook (Plugin) Facebook (Pixel) Facebook (Ads) Facebook (Custom Audience) Facebook (Medienaufnahmen) Instagram (Unternehmensseite) Instagram (Plugin) Instagram (Pixel) Instagram (Ads) Instagram (Medienaufnahmen) LinkedIn (soziales Netzwerk): Es wird das soziale Netzwerk „LinkedIn“ der LinkedIn Ireland Unlimited Company (Irland - EU) eingesetzt. Es ist jedoch nicht auszuschließen, dass eine Datenübermittlung zur oder eine Einbindung der Muttergesellschaft, der LinkedIn Corporation (USA) stattfindet. Eine nicht auszuschließende Übermittlung von Daten in ein Drittland (hier USA) ist gemäß Artikel 46 DSGVO gerechtfertigt. Folgende Tools werden eingesetzt: LinkedIn (Unternehmensseite) LinkedIn (Plugin) LinkedIn (Ads) LinkedIn (Medienaufnahmen) Intercom: Es wird das Automatisierungs-Tool „Intercom“ der Intercom, Inc. (USA), die nach Artikel 28 DSGVO beauftragt wurde, eingesetzt. Eine nicht auszuschließende Übermittlung von Daten in ein Drittland (hier USA) ist gemäß Artikel 45 DSGVO gerechtfertigt. Typeform: Es wird das Formulartool der Typeform, SL (Spanien - EU) eingesetzt, die gemäß Artikel 28 DSGVO beauftragt wurde. Lexoffice: Es wird das Buchhaltungs-Tool „Lexoffice“ der Haufe Service Center GmbH (Deutschland - EU) eingesetzt, die gemäß Artikel 28 DSGVO beauftragt wurde. Datev: Es wird das Buchhaltungs-Tool „Datev“ der Datev eG (Deutschland - EU) eingesetzt, die gemäß Artikel 28 DSGVO beauftragt wurde. Zapier: Im Zusammenhang mit der Automatisierung wird das Schnittstellen-Tool „Zapier“ der Zapier, Inc. (USA), die nach Artikel 28 DSGVO beauftragt wurde, eingesetzt. Eine nicht auszuschließende Übermittlung von Daten in ein Drittland (hier USA) ist bei Beschäftigtendaten gemäß Artikel 46 DSGVO und bei allen anderen Daten gemäß Artikel 45 DSGVO gerechtfertigt. make.com: Es wird das Automatisierungs-Tool „make.com“ der Celonis, Inc. (USA), die nach Artikel 28 DSGVO beauftragt wurde, eingesetzt. Eine nicht auszuschließende Übermittlung von Daten in ein Drittland (hier die USA) ist gemäß Artikel 45 DSGVO gerechtfertigt. Calendly: Es wird das Terminbuchung-Tool „Calendly“ der Calendly LLC (USA) eingesetzt, die gemäß Artikel 28 DSGVO beauftragt wurde. Eine nicht auszuschließende Übermittlung von Daten in ein Drittland (hier USA) ist gemäß Artikel 46 DSGVO gerechtfertigt. OpenAI-ChatGPT: Im Zusammenhang mit dem Einsatz künstlicher Intelligenz wird das API-Tool „OpenAI APO“ der OpenAI, LLC (USA) eingesetzt, die gemäß Artikel 28 DSGVO beauftragt wurde. Eine nicht auszuschließende Übermittlung von Daten in ein Drittland (hier USA) ist gemäß Artikel 46 DSGVO gerechtfertigt. Claude.ai: Im Zusammenhang mit dem Einsatz künstlicher Intelligenz wird das API-Tool „Claude.AI“ der Anthropic Ireland, Limited (EU - Irland) eingesetzt, die gemäß Artikel 28 DSGVO beauftragt wurde. Eine nicht auszuschließende Übermittlung von Daten in ein Drittland (hier zur Anthropic PBC in den USA) ist gemäß Artikel 46 DSGVO gerechtfertigt. Google (Suite): Es werden eine Schnittstelle zu Applikationen der Google Ireland Ltd. (Irland - EU) eingesetzt, die nach Artikel 28 DSGVO beauftragt wurde. Eine nicht auszuschließende Übermittlung von Daten in ein Drittland (hier zur Google LLC in den USA) ist gemäß Artikel 45 DSGVO gerechtfertigt. Folgende Tools werden eingesetzt: Google Gemini Google GPC Google Mail YouTube (Grundsatz) Hierzu sei folgendes angemerkt: YouTube ist ein Portal, auf dem Videos gezeigt werden. YouTube (eigener Kanal) Hierzu sei folgendes angemerkt: Die Verantwortliche betreibt einen eigenen YouTube-Kanal. YouTube (Plugin) Hierzu sei folgendes angemerkt: Die Verantwortliche hat auf der Internetseite ein YouTube-Plugin eingebunden, das bei Klick zu YouTube und ihrem Kanal führt und im Übrigen dabei die Daten der Betroffenen verarbeitet. YouTube (Medienaufnahmen) Hierzu sei folgendes angemerkt: Die Verantwortliche veröffentlicht hier Videos, die die Betroffenen zeigen. Pinecone Systems – Vektordatenbank: Im Zusammenhang mit dem Einsatz künstlicher Intelligenz wird eine Vektordatenbank der Pinecone Systems, Inc. (USA) eingesetzt, die gemäß Artikel 28 DSGVO beauftragt wurde. Eine nicht auszuschließende Übermittlung von Daten in ein Drittland (hier in die USA) ist gemäß Artikel 46 DSGVO gerechtfertigt. Redis – In-Memory-Datenbank: Im Zusammenhang mit dem Einsatz künstlicher Intelligenz wird eine Re-Ranking Anwendung der Redis EMEA Ltd (EU - Irland) eingesetzt, die gemäß Artikel 28 DSGVO beauftragt wurde. Eine ggf. nicht auszuschließende Übermittlung an die Muttergesellschaft (Redis, Inc., USA) ist nach Artikel 46 DSGVO gerechtfertigt. cohere.com: Im Zusammenhang mit dem Einsatz künstlicher Intelligenz wird eine In-Memory-Datenbank der Cohere, Inc. (Kanada) eingesetzt, die gemäß Artikel 28 DSGVO beauftragt wurde. Eine nicht auszuschließende Übermittlung von Daten in ein Drittland (hier nach Kanada) ist gemäß Artikel 45 DSGVO gerechtfertigt. Stripe: Es wird der Zahlungsdienst „Stripe“ der Stripe Payments Europe, Ltd. (Irland - EU) eingesetzt, die gemäß Artikel 28 DSGVO beauftragt wurde. Stripe Payments Europe, Ltd. ist eine Tochtergesellschaft der in den USA ansässigen Stripe, Inc. Die Stripe Payments Europe, Ltd. unterliegen dem europäischen Datenschutzrecht. Hierbei werden insbesondere die folgenden Daten durch den Verantwortlichen verarbeitet: (1) Information, dass die Betroffenen diesen Dienst nutzen sowie, (2) dass, in welcher Höhe und zu welchem Zeitpunkt die Betroffenen zahlen, (3) personenbezogene Daten und Kontoinformationen, die erforderlich sind, um die Transaktion durchzuführen und (4) personenbezogene Daten, die der Verantwortlichen zur Klärung von Konflikten und zur Prüfung und Prävention von Betrug benötigt. Die Informationen zu 2., zu 3. und zu 4. erhält die Verantwortliche von der Drittanbieterin. 1Password: Es wird das Passwortmanagement-Tool „1Password“ der AgileBits Inc. dba 1Password (Kanada) eingesetzt, die gemäß Artikel 28 DSGVO beauftragt wurde. Eine nicht auszuschließende Übermittlung von Daten in ein Drittland (hier nach Kanada) ist gemäß Artikel 45 DSGVO gerechtfertigt. Glossar Es folgt ein Glossar. Nicht alle Sachverhalte, die im Glossar erläutert werden, spielen notwendigerweise eine Rolle bei den hier beschrieben Datenverarbeitungsvorgängen. Sie dienen nur dem allgemeinen Verständnis und damit der Transparenz. Thema: Grundbegriffe Personenbezogene Daten: Das sind alle Informationen, die mittelbar oder unmittelbar Rückschlüsse auf natürliche Personen, mithin menschliche Wesen zulassen. Verarbeitung personenbezogener Daten: Jedweder aktive oder passive Umgang mit personenbezogenen Daten, von der Erhebung über die Kernverarbeitung bis zur Löschung. Einwilligung: Das ist eine nachweisbare Willenserklärung, die vor einer Verarbeitung personenbezogener Daten freiwillig abgegeben wird und die eine konkrete Verarbeitung der personenbezogenen Daten des erklärenden Betroffenen gestattet. Thema: Soziale Medien Unternehmens- und/oder Produktseite: Diese Formulierung bedeutet, dass die Verantwortliche eine Unternehmens- bzw. Produktseite bei einem sozialen Medium unterhält, die auch auf der Internetseite verlinkt ist. Sofern die Betroffenen diesen Link (gemeint ist der Link zur Unternehmens- bzw. Produktseite) anklicken, gelangen sie zu dem Profil des Verantwortlichen. Plugin: Diese Formulierung bedeutet, dass die Verantwortliche auf der Internetseite ein Plugin einer Drittanbieterin eines sozialen Netzwerks bzw. Mediums eingebunden hat. Sofern die Betroffenen dieses Plugin anklicken, gelangen sie zum Profil der Verantwortlichen. Die Verantwortliche nutzt dabei die sog. Zwei-Klick-Lösung. Das heißt, dass nach dem Klick zunächst grundsätzlich keine personenbezogenen Daten an die jeweilige Drittanbieterin des Plug-ins weitergegeben werden. Die Drittanbieterin ist anhand der Gestaltung des Plugins (z.B. durch das Logo) zu erkennen. Die Verantwortliche ermöglicht den Betroffenen, über den Button direkt mit der Drittanbieterin des Plug-ins zu kommunizieren. Nur wenn sie auf das markierte Feld klicken und es dadurch aktivieren, erhält die Drittanbieterin die Information, dass die Betroffenen diese Internetseite aufgerufen haben. Erst dann werden die Daten übermittelt. Durch die Aktivierung des Plug-ins werden also personenbezogene Daten der Betroffenen an die jeweilige Drittanbieterin übermittelt. Diese Datenweitergabe erfolgt unabhängig davon, ob die Betroffenen ein Konto bei der jeweiligen Drittanbieterin besitzen und dort eingeloggt sind. Wenn sie bei der Drittanbieterin eingeloggt sind, werden ihre durch die hiesige Verantwortliche erhobenen Daten direkt dem Konto zugeordnet, das die Betroffenen bei der jeweiligen Drittanbieterin unterhalten. Ads: Diese Formulierung bedeutet, dass die Verantwortliche sog. „Ads“ (Anzeigen) in einem sozialen Medium einsetzt. Mithilfe der „Ads“ kann die hiesige Verantwortliche im Rahmen des jeweiligen sozialen Netzwerks bzw. Mediums auf ihre Angebote aufmerksam machen. Sie kann in Relation zu den Daten der Werbekampagnen ermitteln, wie erfolgreich die einzelnen Werbemaßnahmen sind. Damit wird das Interesse verfolgt, den Betroffenen „Ads“ anzuzeigen, die für sie von Interesse sind, diese Internetseite für sie interessanter zu gestalten sowie eine faire Berechnung von Werbekosten durchzuführen. Diese „Ads“ werden durch die jeweilige Drittanbieterin ausgeliefert. Sofern die Betroffenen über „Ads“, die die jeweilige Drittanbieterin ihnen präsentiert, auf die Internetseite der hiesigen Verantwortlichen gelangen, wird ein Cookie auf dem Rechner der Betroffenen gespeichert. Diese Cookies sollen in der Regel nicht dazu dienen, die Betroffenen persönlich zu identifizieren. Pixel: Diese Formulierung bedeutet, dass die Verantwortliche sog. Pixel einsetzt. Das ist ein Analysetool, mit dem die Verantwortliche die Effektivität von Werbung messen kann. Es wird i.d.R. dazu eingesetzt, Handlungen von Menschen auf einer Internetseite zu verstehen und nachzuvollziehen. Die Verantwortliche hat den Pixel auf ihrer Internetseite implementiert, indem sie den Pixel-Code im Header platziert hat. Wenn die Betroffenen dann die Internetseite besuchen und eine Handlung ausführen (bspw. einen Kauf abschließen), wird der Pixel ausgelöst und die Handlung wird gemeldet. Auf diese Weise erfährt die Verantwortliche, wenn die Betroffenen eine Handlung vornehmen und kann dies auswerten. Upload in die Custom Audience: Diese Formulierung bedeutet, dass die Verantwortliche die Daten der Betroffenen (i.d.R. die E-Mail-Adresse) bei einer Drittanbieterin eines sozialen Netzwerks oder Mediums hochlädt; natürlich erst nach Erteilung der Einwilligung. Dadurch kann die hiesige Verantwortliche den Betroffenen im Rahmen des Besuchs eines sozialen Netzwerks bzw. Mediums interessenbezogene Werbeanzeigen („Ads“) darstellen lassen. Dies geschieht wie folgt: Sie lädt die Kontaktdaten (i.d.R. die E-Mail-Adresse) bei der jeweiligen Drittanbieterin hoch. Die Drittanbieterin prüft dann, ob die Betroffenen mit diesen Kontaktdaten bei ihr registriert sind. Verneinendenfalls werden die Kontaktdaten nicht in die Custom Audience (eine Art Datenbank, die die Verantwortliche bei der jeweiligen Drittanbieterin führt) eingetragen. Bejahendenfalls werden die Daten in die Custom Audience der Verantwortlichen eingetragen. Sofern die Betroffenen dann das von der jeweiligen Drittanbieterin bereitgehaltene soziale Netzwerk oder Medium besuchen, hat die hiesige Verantwortliche die Möglichkeit, den Betroffenen Werbung anzuzeigen, die für sie von Interesse ist. Veröffentlichung von Medienaufnahmen: Diese Formulierung bedeutet, dass die Verantwortliche Medienaufnahmen der Betroffenen (Foto-, Ton- und/oder Filmaufnahmen) im jeweiligen sozialen Medium oder Netzwerk hochlädt und sie dort veröffentlicht. Thema: Videoeinbettungen Plugin: Diese Bezeichnung bedeutet, dass auf der Internetseite der Verantwortlichen Plugins eines Videoportals eingebunden sind. Bei jedem Aufruf einer Seite, die ein oder mehrere Videoclips anbietet, wird eine direkte Verbindung zwischen dem Browser der Betroffenen und einem Server der jeweiligen Drittanbieterin hergestellt. Die jeweilige Drittanbieterin speichert die Daten der Betroffenen als Nutzungsprofile und nutzt sie für Zwecke der Werbung, Marktforschung und/oder bedarfsgerechten Gestaltung ihrer Internetseite. Eine solche Auswertung erfolgt insbesondere (selbst für nicht eingeloggte Betroffene) zur Erbringung von bedarfsgerechter Werbung und um andere Nutzer *innen über die Aktivitäten der Betroffenen auf der Internetseite der Verantwortlichen zu informieren. Den Betroffenen steht ein Widerspruchsrecht gegen die Bildung dieser Nutzerprofile zu, wobei sie sich zur Ausübung dieses Rechts an die jeweilige Drittanbieterin richten müssen. Weitere Informationen zu Zweck und Umfang der Datenerhebung und ihrer Verarbeitung durch die jeweilige Drittanbieterin erhalten die Betroffenen in der Datenschutzerklärung. Eigener Kanal: Diese Bezeichnung bedeutet, dass die Verantwortliche im Videoportal einen eigenen Kanal anbietet. Veröffentlichung von Medienaufnahmen: Diese Formulierung bedeutet, dass die Verantwortliche Medienaufnahmen der Betroffenen (Foto-, Ton- und/oder Filmaufnahmen) im jeweiligen Videoportal hochlädt und sie dort veröffentlicht.